Privacy Policy

Inleiding
KES Visum & Legalisatie (“KES Visa & Legalization”, “KES”, “wij”, “onze”) is een in Nederland gevestigd bedrijf dat zich specialiseert in de bemiddeling van visum- en legalisatieaanvragen bij diplomatieke missies van buitenlandse regeringen (ambassades, consulaten, ministeries en overige overheidsinstanties). Wij zijn door onze klanten gemachtigd om verschillende categorieën van visum-, vergunning-, reis- en exportdocumenten op te vragen en te ontvangen en daarvoor de benodigde administratieve verwerkingen uit te voeren om een legalisatie- of visumaanvraag namens onze klanten bij een diplomatieke missie in te kunnen dienen.

KES waardeert het vertrouwen dat onze gebruikers en klanten in ons stellen wanneer ze ons toegang geven tot hun persoonlijke gegevens. Omdat de verwerking van persoonlijke gegevens essentieel is voor het uitvoeren van onze diensten beschrijven wij in dit privacybeleid wat we doen om dat vertrouwen te behouden en hoe wij uw gegevens behandelen en beschermen.

KES behoudt zich het recht voor om wijzigingen in het privacy- en cookiebeleid door te voeren. Om deze reden adviseren wij u om deze pagina regelmatig te raadplegen. Wijzigingen die betrekking hebben op de verwerking van uw persoonsgegevens zullen op deze pagina worden gepubliceerd. Daarnaast zullen wij belangrijke wijzigingen kenbaar maken via de website en onze nieuwsbrief.

De laatste wijziging van dit beleid heeft zich voorgedaan op 14-05-2018.

Omdat het verwerken van persoonsgegevens een kerntaak is van KES dient u bij het afnemen of gebruiken van onze diensten vooraf op de hoogte te zijn van dit beleid.

Wanneer KES gegevens verzamelt
  • Bij het gebruik van onze website
  • Bij de afname van al onze diensten inclusief onze nieuwsbrief
  • Tijdens contactmomenten met KES; bij het verzoek van (technische) assistentie van onze customer support
De gegevens die wij verzamelen worden in alle gevallen vrijwillig via onze websites of via een ander kanaal met ons gedeeld en zijn noodzakelijk voor de correcte afhandeling van een visumaanvraag, legalisatie of andere dienst.

Onze services beperken zich alleen tot de administratieve verwerking, met uitzondering van beoordeling, van deze aanvragen. De beoordeling van aanvragen en het daadwerkelijk verschaffen van visa en legalisaties is een exclusieve taak van de respectievelijke diplomatieke missies en overheidsinstanties.

Gegevens die KES verzamelt
De persoonlijke gegevens die we verzamelen kunnen ingedeeld worden in de volgende categorieën: 
  • Paspoort- & Geboortegegevens
  • Contactgegevens
  • Derde personen
  • Werk- & Studiegegevens
  • Reisgegevens
  • Betalingsgegevens
  • Elektronische mediadata
Als u precies wilt weten welke data wordt verzameld met betrekking tot uw legalisatie- of visumaanvraag kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming.

Waarom KES gegevens verzamelt
In het kader van onze dienstverlening verzamelen en verwerken wij uw persoonlijke gegevens:
  • Om u te helpen bij een legalisatie- of visumaanvraag bij buitenlandse overheden
  • Voor het uitvoeren van overeenkomsten indien deze met u zijn gesloten
  • Voor het verzorgen van extra services die u aanvraagt
  • Om u informatie toe te sturen of contact met u op te nemen met betrekking tot onze diensten
  • Om u in staat te stellen de voortgang van uw order in te zien
  • Om leden en bezoekers die toestemming hebben verleend op de hoogte te houden van nieuws en ontwikkelingen
  • Voor interne analyses voor procesverbetering, de ontwikkeling en onderhoud van producten en diensten en marktonderzoek
We verzamelen alleen de informatie die een overheid van onze klanten nodig heeft om een visumaanvraag of legalisatieaanvraag in te dienen of om onze klanten de gevraagde diensten te kunnen leveren.

De gegevens die wij verzamelen worden mede bepaald door de overheid die het visum of de legalisatie verleent en is ook afhankelijk van het soort visum of legalisatie dat u als klant aan wilt vragen.

Waar worden uw gegevens bewaard?
De gegevens die u via onze website met ons deelt worden opgeslagen op interne systemen. Zo worden de ordergegevens en de visumgegevens gesplitst opgeslagen. Op deze manier is het makkelijker om na het voltooien van een opdracht bepaalde gegevens die wij niet nodig hebben uit onze database te verwijderen. Toegang tot deze systemen wordt alleen verleend aan medewerkers die bij KES werkzaam zijn of opdracht hebben gekregen van KES. Onze medewerkers worden getraind over het omgaan met deze gegevens en hoe ze deze moeten verwerken om onze diensten met een zo hoog mogelijke kwaliteit en privacy te kunnen leveren. De servers waar persoonlijke data wordt opgeslagen bevinden zich in Nederland.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Wij streven ernaar om uw persoonlijke gegevens te verwijderen zodra deze niet meer nodig zijn voor de levering van een van de diensten die u heeft aangevraagd of zoals vermeld staat in een relevante overeenkomst die u of uw werkgever met ons is overeengekomen. Om aan onze wettelijke verplichting te voldoen moeten wij bepaalde gegevens (zoals facturen) bewaren.

Met welke partijen worden deze gegevens gedeeld?
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming met derden gedeeld. Wel worden uw gegevens gedeeld met bedrijven waar dit nodig is voor de verwerking van uw verzoeken of om u een extra service te kunnen leveren waar u om heeft gevraagd. Zo is bijvoorbeeld de verzending van uw stukken alleen mogelijk als wij uw gegevens delen met een koeriersbedrijf.

Op onze website wordt soms ook doorgelinkt naar websites van buitenlandse ambassades of andere externe partijen. KES kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de sites die u bezoekt.

Tenzij u hier expliciet toestemming voor heeft gegeven, zullen we uw gegevens niet met derden delen voor marketingdoeleinden. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Sub-verwerkers
Wanneer wij gebruik maken van onderaannemers of externe partijen om onze diensten te kunnen voltooien zullen wij alleen die gegevens delen die nodig zijn voor het leveren van die specifieke dienst. Om uw gegevens in bescherming te nemen zijn wij dan ook verplicht om met al onze leveranciers een contract (Verwerkersovereenkomst) aan te gaan waarin wordt overeengekomen dat ze uw gegevens op een veilige manier bewaren en deze niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan die door KES in het contract worden opgelegd.

Gegevens worden ook gedeeld met bedrijven om bepaalde diensten mogelijk te maken. Zo gebruiken we bijvoorbeeld producten van een online betaalsysteem om de verwerking van online betalingen mogelijk te maken. Om te zien hoe deze partijen met uw gegevens omgaan verwijzen wij naar de privacy voorwaarden die deze partijen hanteren. Om de privacyvoorwaarden van een specifiek, door KES gebruikte, dienst of product op te vragen kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming.

Ambassades, Consulaten & Overige Overheidsinstanties
Door KES in te schakelen bij een legalisatie- of visumaanvraag worden bepaalde persoonlijke gegevens automatisch ter beschikking gesteld tot buitenlandse diplomatieke missies die het bestemmingsland vertegenwoordigen dat u wilt bezoeken of waar u documenten voor legaliseert. Deze instanties kunnen uw gegevens delen met andere (buitenlandse) overheidsorganen voor bijvoorbeeld de preventie van terrorisme of criminaliteit.

Omdat wij de bescherming van uw persoonlijke gegevens niet meer kunnen handhaven op het moment dat deze in het bezit zijn van (buitenlandse) overheden die mogelijk niet dezelfde privacywetten hanteren, vragen wij of u bij het plaatsen van elke legalisatie- en visumaanvraag op de hoogte bent van onze algemene voorwaarden/privacyverklaring en of u hiermee akkoord wilt gaan. Wij kunnen alleen aanvragen in behandeling nemen als wij expliciete toestemming van u verkrijgen om uw gegevens te verwerken en deze te delen met buitenlandse overheden.

Cookies
Cookies zijn kleine bestanden die op uw computer of in uw browser worden opgeslagen. Deze bestanden bevatten bepaalde gegevens waardoor we het gebruik van onze website voor gebruikers kunnen bevorderen.

We verzamelen met behulp van cookies ook persoonlijke gegevens:
  • IP-adres
  • Informatie over uw browser
  • Locatie data
  • Informatie over het apparaat dat u gebruikt om onze website te gebruiken
Lees meer in onze Cookie Statement.

Uw gegevens veilig houden
KES neemt verschillende technische, administratieve en fysieke maatregelen om persoonlijke data die aan ons is verstrekt te beschermen tegen verlies, misbruik en wijziging. De opslag en overdracht van data via het internet blijft in alle gevallen risico met zich meedragen omdat de getroffen maatregelen deze risico’s nooit volledig kunnen dekken. Hoewel we ernaar streven om uw gegevens te beschermen, kunnen we de veiligheid ervan derhalve niet garanderen. Houd er eveneens rekening mee dat we externe cloudserviceproviders kunnen gebruiken die hosting, gegevensopslag en andere diensten bieden op grond van de standaard algemene voorwaarden die mogelijk niet onderhandelbaar zijn. Deze serviceproviders hebben ons geïnformeerd dat ze veiligheidsmaatregelen toepassen die ze passend achten voor de bescherming van gegevens binnen hun systeem. We zijn echter niet aansprakelijk (voor zover toegestaan door de wet) voor schade als gevolg van misbruik van gegevens, waaronder persoonsgegevens, door deze bedrijven.

Hoe kunnen persoonsgegevens worden ingezien, gecorrigeerd of verwijderd?
Zolang uw persoonlijke gegevens bij ons in bezit zijn heeft u het recht om:
  • Inzage te krijgen in de gegevens die we van u in bewaring hebben
  • Toestemming op te zeggen om uw gegevens te gebruiken voor marketing doeleinden
  • Uw gegevens bij te werken indien deze niet kloppen
  • Bepaalde gegevens te verwijderen
  • Het gebruik van bepaalde gegevens te beperken
  • Uw gegevens door te sturen naar een derde partij of dienst
We zullen uw verzoek zo snel mogelijk in behandeling nemen. Verzoeken kunt u mailen naar privacy@kesvisum.nl. We streven ernaar om privacy gerelateerde verzoeken binnen 30 dagen af te handelen.

Contact
Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, of wilt u een melding maken over een kwetsbaarheid die u heeft ontdekt dan kunt u deze richten aan:

Email: privacy@kesvisum.nl

KES Visa & Legalization
t.a.v. Data Protection Officer
Postbus 25771
2597 LA, Den Haag